Ferramenta de trabalho diária

A Sonangol é a maior empresa angolana, tendo como principais atribuições a gestão das concessões de blocos petrolíferos, pesquisa e produção de petróleo, distribuição de combustível e a refinação de petróleo.

Em virtude da sua dimensão e das suas necessidades, a empresa tem desenvolvido um conjunto de atividades económicas relacionadas com a atividade petrolífera, através de um conjunto de empresas subsidiárias nos setores da aviação, transporte marítimo, logística e até telecomunicações.

A sua diversidade e dimensão são atestadas pelas 34 empresas que constituem o grupo Sonangol, totalizando cerca de 10.000 colaboradores. A dimensão e o dinamismo organizacional do grupo Sonangol e a multiplicidade de atividades e localizações geográficas em que está inserido colocam aos seus gestores e trabalhadores desafios ao nível da comunicação interna, da organização, dos métodos de trabalhos e da gestão do conhecimento gerado na empresa. Neste contexto, um dos mais importantes desafios da Sonangol é o desenvolvimento de mecanismos e de ferramentas que suportem e dinamizem o processo contínuo de modernização e de gestão da mudança que o grupo enfrenta.

Fruto da dinâmica de inovação que orienta os gestores do grupo, a Direção de Tecnologias de Informação da Sonangol – liderada por Álvaro Santos – desenvolveu em 2001 a primeira versão de um Portal Corporativo, que centra as suas funcionalidades na disponibilização da informação.

Em virtude da crescente importância que o Portal Corporativo tem assumido na atividade da empresa e da necessidade da sua renovação, a Direção de Tecnologias de Informação da Sonangol decidiu elaborar um Plano de Desenvolvimento para o Portal Corporativo, tendo como objetivo primordial a sua transformação numa ferramenta de trabalho diária dos colaboradores e de suporte à gestão do conhecimento da empresa, tendo para o efeito convidado a LBC.

Neste âmbito, foi realizado previamente um estudo comparativo (benchmark) dos portais corporativos das principais empresas petrolíferas a nível mundial, tendo sido analisados em pormenor os portais corporativos de seis empresas de quatro continentes – Europa, América, África e Ásia.

Desenvolvimento progressivo

Para Tiago Cabral, manager no escritório da LBC, “cada vez mais os clientes assumem um Portal Corporativo como uma decisão estratégica e organizacionalmente ponderadas, em detrimento de ser considerado uma mera aquisição de software. A definição prévia de objetivos claros, do alinhamento com o negócio e do modelo de funcionamento do Portal Corporativo são fundamentais.”

O benchmark permitiu aferir um conjunto de fatores críticos de sucesso associados aos portais analisados, entre os quais se destacam:

• a disponibilização de funcionalidades orientadas para o dia a dia dos colaboradores (employee – self-service – B2E);
• a capacidade de personalização dada aos utilizadores;
• a plena integração de todas as aplicações corporativas no Portal;
• a gestão de conteúdos ser da responsabilidade de uma área orgânica criada para o efeito.

A estratégia definida para a evolução do Portal Corporativo da Sonangol assentou num desenvolvimento progressivo das funcionalidades transformando-o, num período de dois anos, num Portal do Empregado onde as suas funcionalidades estão vocacionadas para a facilitação dos processos internos da empresa e para o acesso aos sistemas de informação da mesma. Objetivo: transformar o portal na principal ferramenta de trabalho de cada um dos colaboradores da Sonangol.

Foram também definidas orientações relacionadas com a gestão de conteúdos e funcionalidades, modelo de gestão e comunicação e divulgação.

O processo de transformação do Portal Corporativo da Sonangol – assente no plano estratégico – foi aprovado e implementado, e o novo layout gráfico estabelecido no decorrer do projeto.

Vantagens de um portal corporativo

O Portal Corporativo é encarado como um meio de ultrapassar um conjunto de desafios.

1.   Relacionados com a gestão da informação e do conhecimento:

• Incompatibilidades de formatos de ficheiros e plataformas – incremento da interoperabilidade;
• Acesso a informação por diferentes métodos, incluindo client software, web browsers, aplicações específicas, discos rígidos individuais;
• Organização e catalogação de informação publicada de forma desorganizada;
• Incapacidade individual para publicação de informação de forma fácil e sua disseminação na organização;
• Diferentes formas e métodos de pesquisar e aceder a informação;
• Incapacidade de distribuir informação de forma abrangente na organização e para o exterior;
• Ausência de ferramentas colaborativas on-line;
• Sistemas sobrepostos com complexos e diferentes interfaces (muitos sem um browser-based interface).

2.   Relacionados com a redução de custos e aumento de eficiência:

• Ausência de uma plataforma de acesso integrado aos processos de negócio;
• Ausência de plataforma que permita a efetiva partilha de recursos;
• Incapacidade para medir e monitorizar os gastos e os processos de negócio de todo ou em tempo útil;
• Ausência de processo de suporte aos serviços partilhados.

3.   Relacionados com a gestão da mudança em prol de objetivos estratégicos e competitivos:

• Ausência de um pólo operacional e permanente de geração de energia organizacional e de motivação e orientação para a mudança;
• Falta de visibilidade dos processos de mudança;
• Ausência de ferramenta potenciadora do trabalho em rede e de atividades transversais;
• Ausência de uma comunicação e de uma experiência diária e consistente;
• Comunicação difusa e difícil de contextualizar para cada departamento e posto de trabalho.