Processo sustentado de modernização

A ação da ANCP – Agência Nacional de Compras Públicas – ilustra o papel fundamental que a definição de modelos estratégicos e operacionais tem na performance das organizações. Para enfrentar a complexidade deste desafio, a ANCP contratou a LBC. Apesar dos vários enunciados legislativos ao longo dos anos e de várias iniciativas (descontinuadas), tanto a gestão das compras públicas como a aquisição e gestão do Parque de Veículos do Estado careciam de um processo profundo de modernização. A UMIC – Unidade de Missão Inovação e Conhecimento, definiu um processo sustentado de modernização, através do PNCE – Plano Nacional das Compras Electrónicas, tendo inclusivamente assegurado o seu arranque e uma experimentação importante (poupanças de 20% sobre 1% de agregação). No entanto, a dinâmica no terreno encontrava-se num limbo, devido essencialmente a limitações estruturais: duas mudanças governamentais, a espera pela definição de um novo processo de reforma da Administração Pública (PRACE) com importantes alterações orgânicas, e a aprovação do novo código dos contratos públicos.

1. Um desafio complexo

Quando a nova administração da ANCP tomou posse viu-se confrontada com um contexto de elevada complexidade: legislação importante ainda em vias de atualização, acordos quadro desatualizados, estruturas organizacionais centrais e ministeriais débeis, processos transversais inexistentes, modelos tecnológicos indefinidos, e uma dinâmica de implementação fragmentada, sustentada por algumas bolsas de boas iniciativas ministeriais.

Por outro lado, enfrentava grandes expectativas sobre o contributo das compras públicas para a modernização da administração pública, para a geração de poupanças e para a competitividade económica dos fornecedores portugueses.

Tanto o Conselho de Administração que montou inicialmente a ANCP como o que se lhe sucedeu tomaram a consciência de que o êxito futuro só poderia ser alcançado através de um esforço de transformação real da função compras (enquadrado pelo PRACE), da introdução de uma gestão e cultura orientadas para resultados sustentáveis e mensuráveis, da adoção de elevados padrões de exigência e desempenho, e da construção de uma elevada capacidade operacional na ANCP e nos ministérios.

2. Definição da visão estratégica e operacional

Para enfrentar a complexidade deste desafio, a ANCP contratou a LBC, dada a sua vasta experiência nas compras públicas e na administração pública portuguesa.

Após as primeiras reflexões conjuntas, a ANCP decidiu avançar com a definição de um Modelo Estratégico, Operacional e Tecnológico que deveria balizar todas as ações da ANCP e do Sistema Nacional de Compras Públicas bem como da gestão do Parque de Veículos do Estado.

Esta definição estratégica e, consequente definição de modelo operacional e tecnológico, está a permitir à ANCP enfrentar a complexidade do desafio com que se depara. O êxito futuro depende agora de vários fatores críticos de sucesso:

• Patrocínio político ao mais alto nível (do Ministério das Finanças e por parte de cada ministro sectorial);
• Construção e operação da arquitetura necessária (organizacional tecnológica, legislativa e regulamentar);
• Apetrechamento da ANCP e do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) com os recursos necessários (somente um sistema com os RH adequados e viável financeiramente garante a eficácia e obtenção de resultados);
• Capacidade de funcionamento em rede e adesão dos principais agentes da Administração Pública – Unidades Ministeriais de Compra e Compradores; e
• Capacidade operacional em relação a certos aspetos críticos, entre os quais se destacam, a atualização dos acordos quadros e a implementação de suportes eletrónicos transversais e ministeriais.

3. Modelo de atuação adotado

A estruturação da estratégia de atua – e da própria definição dos instrumentos (modelo operacional) que permitirão à ANCP enfrentar os desafios imediatos de forma coordenada e sistemática, no médio e longo prazo, teve por base:

a) Seis aspetos fundamentais subjacentes à estratégia de atuação:

• Diagnóstico da Situação das Compras Públicas Nacionais;
• Identificação dos FCS no curto-prazo e no médio-prazo;
• Definição do Modelo Estratégico e Operacional de Atuação da ANCP;
• Definição do Modelo Económico-Financeiro da ANCP;
• Definição do Modelo de Monitorização do SNCP – Sistema Nacional de Compras Públicas; e
• Elaboração do Plano de Ação (a 3 e 5 anos).

b) Quatro passos chave inerentes à definição do modelo operacional:

• Atualização Interna do PNCE;
• Atualização do Modelo Tecnológico da ANCP e do SNCP;
• Modelo de Envolvimento e de Trabalho em Rede; e
• Plano de Comunicação.